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Entrevista a Adriana Bueno, Gerente Legal de Yanbal Colombia

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Adriana Bueno Buitrago: Abogada de la Universidad del Rosario (Colombia), especialista en Derecho Administrativo de la misma Universidad, con un Máster en Gestión de Riesgos del Ealde Business School y la Universidad de Nebrija (España), con amplia experiencia como consejera y asesora legal interna de empresas del sector privado, industrial, comercial y de servicios, gran capacidad para crear, organizar, administrar y consolidar departamentos jurídicos de empresas; manejar abogados internos, personal de soporte o paralegal; administrar y realizar un control efectivo a todos los procesos de gestión legal y de contratación, procesos administrativos y judiciales, procesos de cumplimiento y de buen gobierno, trámites regulatorios, legales y de gestión ambiental en general; manejar firmas de abogados, juntas directivas, asambleas de accionistas; y asesorar en temas jurídicos, laborales, tributarios y regulatorios de empresas en Colombia, y en países tales como: República Dominicana y Venezuela.

La economía global está cambiando a un ritmo vertiginoso. El cumplimiento debido de las regulaciones internacionales así como el manejo de altos riesgos legales incrementan la responsabilidad para los abogados corporativos de mantener sus negocios dentro de los lineamientos gubernamentales y directrices corporativas; por ello las compañías de LATAM necesitan reforzar sus departamentos legales para minimizar los impactos negativos derivados de las denuncias legales.

Adriana Bueno Buitrago compartirá una ponencia que se enfocara en técnicas para alinear los reglamentos locales e internacionales para garantizar una sinergia legal, entre otros temas:

¿Como logra Yanbal mantenerse al día con las regulaciones legales internacionales al tiempo que mantiene su negocio alineado a las leyes locales y directrices corporativas?

AY: En la Gerencia Legal de Yanbal tenemos un sistema de verificación para conocer la nueva normatividad que se expide en el país y en la Comunidad Andina de Naciones (CAN), que es la que nos aplica:
– Estamos suscritos a una compañía que envía por correo electrónico de manera casi que inmediata novedades legales y jurisprudenciales del país. Si son de la comunidad andina, las revisamos para temas regulatorios a través de entidades gremiales, quienes envían un informativo mensual de novedades al correo electrónico.
– Verificamos si la nueva normatividad aplica o no a nuestro negocio.
– Si aplica a nuestro negocio, se reparten las nuevas normas y jurisprudencias a los abogados de la Gerencia Legal para su estudio, quienes deben realizar una presentación y un resumen de la norma o de la jurisprudencia aplicable.
– Revisamos todas las novedades legislativas y jurisprudenciales que consideramos aplicables al negocio en una reunión del Comité de Actualización Normativa, que se realiza los primeros 10 días de cada mes. En dicha reunión, cada uno de los abogados presenta la norma que revisó y hace el resumen a los asistentes.
– Si se decide en el Comité que la norma aplica al negocio, se hace una matriz en Excel de los artículos que aplican, se decide cuál o cuáles son las áreas responsables de aplicarla y las fechas para su cumplimiento.
– Se realiza un correo a las áreas responsables, a quienes se les da el contexto en el cual aplica la nueva normatividad.
– Se agenda una reunión con las áreas responsables y se hace como una especie de Kick-Off del proyecto de cambio. Se definen fechas de ejecución y cumplimiento, dependiendo del plazo que otorga la norma para su cumplimiento.
– Se elaboran actas y correos para seguimiento de tareas a todos los responsables.
– Si se requiere de recursos, se gestiona por el área responsable su inclusión en el presupuesto.
– Si hay cambios en los sistemas, se hacen las solicitudes para aplicarlos en la fecha que indica la nueva norma.
– Se elaboran nuevos procedimientos, guías o manuales prácticos, si aplica.
– Se hace seguimiento hasta que se implemente el nuevo proceso o aplique la nueva norma a la compañía.
– En algunos casos, se realiza un DueDilligence de los procesos a los que impacta la norma, para verificar el estado de cumplimiento de la compañía frente a la misma. Luego de obtener el resultado del DueDilligence, se realiza el proceso de aplicación y cumplimiento de la norma con las áreas responsables.
– Para algunos casos se contratan expertos externos o asesores legales, para guiarnos en la forma como aplicaría la nueva normatividad.
– Contamos con una publicación de un Informativo Legal que se cuelga en la Intranet de la compañía, donde se informa a todos los empleados las novedades legales que pueden aplicar en todos los aspectos de su vida personal y profesional. Esto genera cultura en los empleados de estar actualizados en materias legales.

En tu opinión, ¿Cuáles son los retos que los profesionales de las áreas legales enfrentan cuando implementan nuevas estrategias para el cumplimiento de normas?

AY: Retos:
– Contar con una herramienta y un proceso continuo de actualización normativa.
– Generar conciencia y lograr el compromiso de las áreas responsables para que la nueva normatividad aplique en la compañía y que se convierta en cultura dentro de la organización.
– Lograr que entiendan que si aplican la nueva normatividad, la compañía no va a tener problemas legales y vamos a lograr mantener a la organización como un referente de cumplimiento ante las autoridades que realizan la vigilancia sobre el cumplimiento de la norma.

¿Como podrían las compañías de LATAM reforzar sus departamentos legales y así minimizar impactos negativos causados por el cambio en las regulaciones de sus países o a nivel mundial?

AY:
– Debe haber expertos en diferentes materias legales que aplican al negocio, para que estén al tanto de los cambios, los entiendan y puedan facilitar su cumplimiento al interior de la organización.
– Debe tenerse un proceso de actualización normativa continuo, que permita a la organización estar al día con las novedades legales y poder garantizar que se está actualizado y que se aplicará en el tiempo establecido por la nueva normatividad.
– Debe contarse con una matriz que permita visualizar toda la normatividad que aplica a la organización, los trámites y gestiones legales que deben efectuarse para su cumplimiento, y las fechas y responsables.

[Tweet “¿Como se podrían identificar las vulnerabilidades legales en las empresas?”]

¿Como se podrían identificar las vulnerabilidades legales en las organizaciones y adelantarse a ellas?

AY:
– Estar pendientes de las novedades legislativas, proyectos de ley y de reglamentaciones gubernamentales, a través de proveedores externos que suministran información continua sobre estas materias.
– Participar en Asociaciones de carácter gremial del sector donde opera la compañía, para estar al día con la posición gubernamental y los diferentes cambios en políticas de gobierno.
– En Colombia los ministerios y el Congreso de La República hacen públicos los proyectos de decretos y leyes, para conocimiento y participación de los ciudadanos. Dan plazo para que se presenten observaciones y se pueda demostrar el impacto de la norma para el sector privado.
– Contamos con una Matriz de Requisitos Legales en la compañía, donde se identifican los diferentes trámites, permisos, licencias y demás requisitos legales que debe cumplir la organización ante las entidades gubernamentales, se establecen responsables, fechas de vencimiento y se generan alertas con antelación a los vencimientos, para garantizar el cumplimiento de la norma, evidenciando con tiempo cualquier vulnerabilidad que tenga la organización, que permita corregirse a tiempo.
– En cuarta semana de cada campaña (1 vez al mes) se elabora una Pared Legal, donde se incluyen los trámites, permisos y gestiones ante autoridades, para poder generar las alertas y estar pendientes de los vencimientos y del cumplimiento legal de cada tema.
– Es importante realizar una revisión legal periódica de los procesos internos que tienen mayor impacto en la aplicación de las normas que son de alta prioridad para la compañía, para poder establecer si la compañía está o no dentro de los lineamientos legales frente a las autoridades. Por ejemplo: Cada 2 años se revisa la matriz de requisitos legales ambientales y de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional de la Unidad de Negocio y del área de Operaciones. Cada 2 años se realiza un DueDilligence Laboral con externos, para verificar el cumplimiento de los requisitos legales laborales de la compañía.

¿Como logra Yanbal estandarizar los procesos legales para todas sus filiales o subsidiarias (si lo hace)?, ¿Quien está involucrado en el proceso?

AY: Dado que cada país cuenta con una legislación diversa en diferentes materias del negocio, es muy difícil lograr estandarizar todos los procesos legales de la organización. Generalmente, los procesos de gestión legal operan localmente, bajo los parámetros de la legislación de cada país. No obstante, la Gerencia Legal Corporativa tiene estandarizados los siguientes procesos, a los cuales realiza seguimiento a través de reportes corporativos mensuales:

– Proceso del Comité de Principios Éticos del Negocio.
– Proceso de Asuntos Regulatorios – Notificaciones Sanitarias Obligatorias para productos cosméticos, dado que la compañía opera en la Comunidad Andina de Naciones (CAN).
– Proceso de aprobación corporativa de contrataciones superiores a “x” monto. Aprobaciones de la Juntas Directivas.
– Forma societaria y manejo de Asambleas de Accionistas.
– Estatutos Sociales y facultades de los Representantes Legales.

¿Qué esperas obtener de tu participación en nuestra conferencia: “Lideres Legales corporativos en LATAM”?

AY: Conocer las mejores prácticas de los departamentos legales corporativos de grandes multinacionales, para poder tomarlos como parámetro de mejora de los procesos legales internos del área que lidero. Y hacer networking con colegas de diferentes departamentos legales (abogados y ciberabogados), para conocer la forma como realizan la gestión con sus equipos de trabajo y tomar la mejor experiencia para aplicarla con mi equipo.

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Únete a Adriana en la Conferencia de Líderes Legales Corporativos en LATAM, que se llevará a cabo los días 17 y 18 de Febrero del 2016 en la Ciudad de Panamá, Panamá. Descarga la agenda de la conferencia para obtener más información sobre la ponencia de Belisario y los temas a tratar en la conferencia.

Para más información, contacta a Deborah Sacal, Digital Marketing & PR Coordinator de Latinoamérica, alejandrad@marcusevansuk.com o +52 55 4170 5555 ext. 2416.

EULAT

Marcus Evans

Sobre marcus evans:

Marcus evans produce anualmente más de 2000 eventos de alta calidad, diseñados para facilitar información clave y estratégica para los negocios y proporciona herramientas para mejorar la toma de decisiones al tiempo que provee un intercambio de mejores prácticas entre altos ejecutivos. Nuestro alcance global se utiliza para atraer a más de 30.000 participantes al año y crear una red de negocios diversa.  Marcus evans ha firmado un acuerdo con EULAT a través del cual ésta última se ha convertido en media partner de la Conferencia de Líderes Legales Corporativos en LATAM un evento al que todo jurista con futuro debería asistir.

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